El arte de los proyectos

Sin comunicación clara, precisa y a tiempo sólo el 30% de los proyectos logran entregarse en tiempo y forma

El uso de metodologías de trabajo es deseable, cuando no necesario, en ámbitos de gestión de proyectos. Esta disciplina surge a partir de experiencias sufridas por un conjunto de personas que quisieron ayudar a otras, clasificando y ordenando criterios para evitar caer en los mismos errores y/u omisiones que habían atravesado. En lo que refiere a la disciplina moderna de gestión de proyectos se remonta al siglo XX, por mencionar algunos ejemplos cuando Gantt crea su diagrama por la década de 1910 y luego más adelante en la década de 1950 la Armada de USA tuvo que encarar el proyecto Polaris refinando y sentando las bases de lo que conocemos como gestión de proyectos, de allí a la actualidad ha corrido mucha agua debajo del puente. En el mundo de las tecnologías, software e innovación se hace un uso intensivo de diferentes metodologías para poder gestionar los proyectos.

Cabe destacar que no existe una bala de plata para la gestión de proyectos, ya que dependiendo de la naturaleza del mismo y sus características es la metodología más adecuada a seleccionar, además de las capacidades del equipo a cargo. Más allá de nombres que podemos mencionar de las diferentes que conocemos o hablamos (como ser cascada, iterativa, ágiles, kanban, lean, cadena crítica por mencionar algunas), todas tienen un mismo patrón; tenemos una fase de identificación, luego planificación, seguido de la ejecución y finalmente de entrega. Tampoco es ajeno que, según de Standish Group con sus reportes que se vienen elaborando desde el año 1994 a la fecha – The Chaos Report -, aproximadamente solo el 30% de los proyectos a nivel mundial se terminan en tiempo, dentro del presupuesto y con las funcionalidades acordadas.
Por lo que los motivos que llevan al no éxito son de diversa índole, identificándose como algunos: requisitos incompletos, falta de participación del usuario, expectativas irrealistas, falta de planificación, problemas en la comunicación, analfabetismo técnico.

Con lo cual, en nuestras latitudes no somos la excepción y afrontamos los mismos retos, pasando entonces a recordar que una de las principales actividades que tiene un profesional a cargo de un proyecto es la habilidad de comunicación clara y precisa con sus diferentes interlocutores. De forma de poder alinear expectativas de un lado y del otro, motivar los equipos, planificar de forma adecuada, además de una ejecución lo más cercana a las expectativas generadas.

Adicionalmente, podemos enmarcar que identificar de forma correcta al sponsor del proyecto y contar con una comunicación periódica con el mismo respecto al avance del proyecto, servirá para poder despejar piedras en el camino y avanzar de forma sostenida en el tiempo.

El foco será minimizar y eventualmente eliminar errores y fallas en la medida de los posible, para que el equipo de trabajo se motive viendo los resultados positivos, así como el cliente se entusiasme al ver los avances y alcanzar metas.

Cuando todos entendemos lo mismo, vemos el mismo bosque, no desperdiciamos tiempo y recursos en ir esquivando “árboles” que no anticipamos que podrían estar ahí. El equipo, el cliente, el sponsor; ganamos todos.